2. Déterminer la taille de l'entreprise pour connaître
les obligations de l'employeur

La Loi sur l'équité salariale s'applique à tout employeur dont l'entreprise compte en moyenne 10 personnes salariées au cours de la période de référence prévue par la Loi. La Loi vise toute entreprise de compétence provinciale des secteurs privé, public et parapublic.

Les obligations des employeurs pour réaliser un exercice d'équité salariale varient en fonction de la taille de leur entreprise selon la classification suivante :

  • 10 à 49 personnes salariées;
  • 50 à 99 personnes salariées;
  • 100 personnes salariées ou plus.

Dans les pages qui suivent, chacune des notions permettant de calculer la taille de l'entreprise sont expliquées, soit :

  • la notion d'entreprise;
  • la notion de personne salariée à retenir pour calculer la taille de l'entreprise;
  • le mode de calcul;
  • la période de référence au cours de laquelle le calcul doit se faire.

2.1 Notion d'entreprise

La Loi ne contient pas de définition de la notion d'entreprise. Cependant, les tribunaux ont considéré que la définition d'entreprise adoptée en matière de droit du travail peut être retenue aux fins de l'application de la Loi.

Ainsi, l'entreprise se décrit comme l'ensemble ou l'addition des activités, des composantes et des moyens mis en oeuvre de façon agencée, organisée et autonome en vue de la réalisation d'une fin particulière.

Un même employeur, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une corporation, peut être à la tête de plusieurs entreprises. Chaque entreprise se distingue alors par la finalité qui lui est propre et par l'indépendance et l'autonomie qu'elle présente, notamment sur le plan administratif, juridique et corporatif.

Il convient, enfin, de souligner que bien qu'une entreprise soit souvent associée à des activités de nature commerciale, elle englobe aussi les activités de toute nature, qu'elles soient ou non orientées vers la recherche d'un profit, comme les entreprises d'économie sociale et les organismes du secteur communautaire.

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2.2 Notion de personne salariée

Une personne salariée est toute personne physique qui effectue un travail sous la direction ou le contrôle d'un employeur, moyennant une rémunération, notamment : les personnes salariées à temps plein ou à temps partiel, occasionnelles, régulières, saisonnières ou temporaires, et les personnes salariées absentes pour diverses raisons (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Certaines personnes ne sont pas considérées comme des personnes salariées au sens de la Loi. Elles sont donc exclues de son application, et, de ce fait, elles n'ont pas à être calculées dans le nombre de personnes salariées de l'entreprise.

Il s'agit :

  • de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille au cours de l'année scolaire dans un établissement choisi par une institution d'enseignement en vertu d'un programme reconnu par le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur et qui intègre l'expérience pratique à la formation théorique, ou de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille dans une discipline liée à son domaine d'études dans l'institution d'enseignement où il ou elle poursuit ses études;
  • de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille durant ses vacances;
  • de la personne en stage dans le cadre d'une formation professionnelle reconnue par une loi québécoise;
  • d'une personne qui réalise une activité dans le cadre d'une mesure ou d'un programme d'aide à l'emploi1;
  • d'une personne qui réalise une activité dans le cadre d'une mesure ou d'un programme d'aide à l'emploi établi en application du titre I de la Loi sur l'aide aux personnes et aux familles (chapitre A-13.1.1) et à l'égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum prévues à la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ne s'appliquent pas;
  • d'une ou d'un cadre supérieur;
  • du policier/policière ou du pompier/pompière;
  • de certains travailleurs ou travailleuses autonomes.

  1. Une personne qui réalise une activité dans le cadre d'une mesure ou d'un programme d'aide à l'emploi établi en application du titre I de la Loi sur l'aide aux personnes et aux familles (chapitre A-13.1.1) et à l'égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum prévues à la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ne s'appliquent pas.

Comprendre la notion d'étudiante ou d'étudiant

Est étudiante ou étudiant toute personne qui fréquente ou qui est admise à fréquenter un établissement d'enseignement secondaire ou postsecondaire.


Au sens de la Loi sur l'équité salariale, n'est pas considéré comme une personne salariée l'étudiante ou l'étudiant :

  • qui travaille au cours de l'année scolaire dans un établissement choisi par une institution d'enseignement en vertu d'un programme reconnu par le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur et qui intègre l'expérience pratique à la formation théorique, ou qui travaille dans une discipline liée à son domaine d'études dans l'institution d'enseignement où elle ou il poursuit ses études;
  • qui travaille durant ses vacances.

L'interprétation à donner à l'expression « étudiante ou étudiant qui travaille durant ses vacances » doit se limiter à « la personne qui fréquente ou qui est admise à fréquenter un établissement d'enseignement secondaire ou postsecondaire et qui travaille durant ses vacances estivales ». Autrement dit, une étudiante ou un étudiant est considéré comme une personne salariée si elle ou il travaille, par exemple, pendant le congé des fêtes, le congé de Pâques ou encore pendant les semaines de relâche. Il serait en effet incompatible avec l'esprit de la Loi d'exclure toutes les périodes de repos prises par les personnes qui sont étudiantes sans pouvoir le justifier expressément.

Conséquemment, lorsqu'un employeur calcule la taille de son entreprise (moyenne du nombre de personnes salariées pendant la période de référence de 12 mois), il n'a pas à tenir compte d'une étudiante ou d'un étudiant qui travaille pendant ses vacances estivales, puisqu'elle ou il n'est pas une personne salariée au sens de la Loi pendant cette période. Par contre, cette personne devra être intégrée dans le calcul de la taille de l'entreprise pour toutes les autres périodes durant lesquelles elle travaille, car au cours de ces périodes, elle est considérée comme une personne salariée au sens de la Loi. En d'autres mots, il se peut qu'une même personne soit intégrée dans le calcul de la taille pour certaines périodes et exclue pour d'autres.

De plus, un employeur devrait s'assurer de la poursuite d'un programme scolaire avant d'exclure une personne de l'application de la Loi. Cette précaution permettrait de distinguer l'étudiante ou l'étudiant de la personne qui a mis fin temporairement ou de manière permanente à ses études ou qui a tout simplement terminé celles-ci et qui, n'étant pas en vacances, se qualifie désormais comme une personne salariée au sens de la Loi.

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Comprendre la notion de cadre supérieur

Il n'existe pas de définition universelle de cadre supérieur qui permettrait d'englober de façon satisfaisante la multiplicité des réalités que cette fonction recouvre, particulièrement au sein des petites et moyennes entreprises.

Cependant, trois grandes caractéristiques retenues par les tribunaux et les auteurs permettent de déterminer qui sont les cadres supérieurs dans une entreprise. Ces caractéristiques sont :

  • un statut hiérarchique élevé;
  • une autonomie et un pouvoir décisionnel important;
  • une participation véritable à l'élaboration des orientations et des politiques de l'entreprise.

Généralement, les personnes occupant la fonction de cadre supérieur font partie du groupe restreint de gestionnaires qui, de par leurs responsabilités, participent véritablement aux destinées de l'entreprise ou y président et y jouent un rôle déterminant.

Ces personnes jouissent d'une grande autonomie et d'un large pouvoir discrétionnaire, qui s'exerce au plus haut niveau ou à l'égard des décisions qui concernent la planification stratégique, les orientations et les politiques de l'entreprise. Elles ont la capacité d'engager significativement l'entreprise vis-à-vis des tiers et elles exercent une autorité sur d'autres cadres ou gestionnaires.

Au sein de la petite entreprise, le ou la propriétaire est considéré comme cadre supérieur au sens de la Loi, et ce, même si cette personne accomplit quotidiennement une foule de tâches en plus de ses attributions comme cadre supérieur.

Chaque cas est donc particulier et doit être apprécié selon plusieurs aspects, par exemple, la structure de l'entreprise, son mode de fonctionnement, sa taille et l'analyse des fonctions et des pouvoirs véritables de la personne à propos de laquelle on s'interroge.

Il ne faut surtout pas se fier aux apparences, qui sont parfois trompeuses, ni au seul titre de l'emploi, qui peut induire en erreur. Il est également important de ne pas confondre la gestion des activités courantes qui incombe, par exemple, aux cadres intermédiaires, avec l'élaboration des orientations et des politiques qui encadrent ces activités et qui sont généralement établies par la ou le cadre supérieur.

Le fait pour une personne de participer à certaines décisions de nature administrative ou à des réunions de gestion et la possibilité d'émettre ses opinions sur divers sujets ne font pas de cette personne une ou un cadre supérieur. Être actionnaire d'une entreprise ne confère pas non plus automatiquement le statut de cadre.

La discrimination systémique étant imbriquée dans les systèmes et les pratiques de rémunération, elle peut ainsi se retrouver à tous les paliers de l'organisation et avoir des effets sur toutes les catégories d'emplois, y compris les emplois supérieurs. Pour s'assurer de corriger cette discrimination, il est essentiel que la Loi sur l'équité salariale s'applique au plus grand nombre de personnes possible en excluant uniquement les personnes qui président véritablement aux destinées de l'organisation.

 

 

Comprendre la notion de travailleur autonome

Pour qu'une personne soit considérée comme travailleur autonome, elle doit répondre aux trois conditions suivantes :

  • elle doit être une personne physique;
  • elle doit faire affaire pour son propre compte, seule ou en société;
  • elle ne doit pas avoir de personne salariée à son emploi.

Même si ces trois critères sont respectés, une personne exerçant un travail autonome est présumée être une personne salariée si, dans le cours de ses affaires, elle exerce des activités similaires ou connexes à celles de l'entreprise à qui elle fournit des services. Cette présomption rend la Loi applicable à cette personne qui effectue un travail autonome, sauf :

1. si elle exerce de telles activités :

  • simultanément pour plusieurs personnes;
  • dans le cadre d'un échange de services, rémunérés ou non, avec un autre travailleur autonome exerçant des activités semblables;
  • pour plusieurs personnes à tour de rôle, qu'elle fournit l'équipement requis et que les travaux pour chaque personne sont de courte durée;

ou

2. s'il s'agit d'activités qui ne sont que sporadiquement requises par la personne qui retient ses services.

Une personne peut avoir un statut différent selon l'objet de la législation à appliquer. Dans le contexte de la Loi sur l'équité salariale, il faut donc éviter de se référer trop facilement à des applications de cette notion faites pour usage fiscal.

 

Entreprise établie au Québec et comptant un ou des établissements à l'extérieur du Québec

L'employeur dont l'entreprise est établie au Québec et qui possède un ou des établissements à l'extérieur du Québec ne doit pas comptabiliser les personnes salariées de ces établissements lorsqu'il détermine le nombre de personnes salariées de son entreprise.

Les personnes salariées d'une entreprise implantée au Québec qui travaillent dans des établissements de celle-ci situés à l'extérieur du Québec sont visées par le droit local applicable et non par les lois québécoises.

Toutefois, les travailleuses et les travailleurs suivants doivent être inclus dans le calcul du nombre de personnes salariées de l'entreprise même si elles travaillent à l'extérieur du Québec :

  • une personne salariée qui accomplit habituellement son travail au Québec et qui est affectée temporairement à l'extérieur du Québec;
  • une personne salariée appelée à travailler habituellement à l'extérieur du Québec (exemple : une ou un spécialiste en développement international appelé à travailler dans différents pays et dont l'employeur, qui est une firme de consultants, a son établissement au Québec).

Entreprise saisonnière ou entreprise qui commence ses activités au cours d'une année

Un employeur doit calculer le nombre de personnes salariées sur la base des 12 mois de la période de référence qui lui est applicable même si l'entreprise n'est pas en activité toute l'année. Cela signifie que l'employeur doit compiler toutes les périodes où il aurait pu y avoir une paie dans l'année de référence, et ce, même si l'entreprise n'était pas en activité ou qu'il n'y avait pas de personnes salariées inscrites dans le registre de l'employeur pour certaines périodes de paie. Autrement dit, les périodes de paie où il n'y a pas de personnes salariées doivent aussi être incluses dans le calcul : le nombre de personnes salariées pour ces périodes sera donc zéro.

Une personne salariée qui est mise à pied de façon temporaire pendant l'année doit aussi être prise en compte dans le calcul de la moyenne du nombre de salariés.

Entreprise basée à l'extérieur du Québec, mais qui compte des salariés au Québec

Un employeur doit calculer le nombre de personnes salariées travaillant au Québec même si son entreprise est basée à l'extérieur du Québec. Dans ce cas, seuls les salariés du Québec doivent être comptés et, le cas échéant, ils seront les seuls touchés par un exercice ou une évaluation du maintien de l'équité salariale.

Grève et lock-out durant la période de référence

L'employeur doit considérer, aux fins du calcul de la moyenne du nombre de personnes salariées de son entreprise, les périodes de grève ou de lock-out comme des périodes où les personnes salariées étaient présentes au travail.

Absence du registre

Dans les cas où le registre couvrant la période de référence n'aurait pas été conservé par l'employeur, ce dernier pourrait, par exemple, vérifier la possibilité d'obtenir des données auprès de Revenu Québec, de sa compagnie d'assurances, de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), du Registraire des entreprises (REQ) ou de personnes salariées qui étaient dans l'entreprise au cours de cette période (témoignages).

Par ailleurs, si un employeur en défaut d'avoir complété l'exercice d'équité salariale au 12 mars 2009 ne peut déterminer la moyenne de personnes salariées durant la période de référence qui lui est applicable parce qu'il ne possède plus le registre de cette période, il doit alors utiliser les renseignements postérieurs les plus anciens qu'il possède pour calculer la taille de son entreprise aux fins de l'application de la Loi. Il est à noter que dans ce cas, la taille déterminée s'appliquera tout de même à la période de référence normale et que c'est de cette dernière que découleront les obligations de l'employeur.

 

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2.3 Mode de calcul pour déterminer la taille de l'entreprise

La taille de l'entreprise est la moyenne du nombre de personnes salariées inscrites dans le registre de l'employeur durant la période de référence qui lui est applicable.

Exemple d'un employeur qui verse les salaires toutes les 2 semaines (26 périodes de paie au total durant la période de référence)
Période de paie Nombre de personnes salariées inscrites dans le registre de l'employeur
1
10
2
15
3
15
4
20
5
25
...
...
26
20
Total
390

Pour déterminer la taille de l'entreprise, l'employeur doit :

  • additionner, pour chaque période de paie, le nombre de personnes salariées inscrites dans son registre au cours des 12 mois de la période de référence (exemple : 390);
  • diviser la somme obtenue par le nombre de périodes de paie que compte la période de référence de 12 mois (exemple : 390 divisé par 26 = 15);
  • l'entreprise ayant donc une moyenne de 15 personnes salariées au cours de la période de référence, l'employeur a donc les obligations d'une entreprise de 10 à 49 personnes salariées. Rappelons que si le nombre de personnes salariées augmente ou diminue par la suite, l'employeur gardera les mêmes obligations, soit celles d'une entreprise de 10 à 49 personnes salariées.

 

Si, dans une même entreprise, des groupes de personnes salariées sont rémunérées à des périodes de paie différentes, les opérations décrites précédemment doivent être effectuées pour chacun des groupes, et les résultats ensuite additionnés.

Toutes les personnes salariées inscrites dans le registre de l'employeur pour une période donnée doivent être comptées quel que soit leur statut d'emploi (exemple : personne salariée à temps partiel).

La personne salariée absente, indépendamment du motif de l'absence (maladie, maternité, formation, accident du travail, etc.), doit être calculée durant toutes les périodes de paie qui sont prises en considération pour le calcul de la taille de l'entreprise si elle demeure inscrite dans le registre de l'employeur pour la durée de la ou des périodes de paie que couvre son absence.

2.4 Période de référence pour le calcul de la taille de l'entreprise

La Loi sur l'équité salariale s'applique à tout employeur dont l'entreprise compte en moyenne 10 personnes salariées ou plus en fonction de la période de référence prévue par la Loi. La taille de l'entreprise ne correspond donc pas forcément au nombre de personnes salariées actuel. L'employeur doit déterminer la taille de son entreprise selon la période de référence applicable à son entreprise.

La période de référence est une période de 12 mois prévue par la Loi pour déterminer la taille de l'entreprise.

À compter du moment où une entreprise est assujettie à la Loi, c'est-à-dire qu'elle compte 10 personnes salariées ou plus, elle n'a plus à calculer sa taille; ses obligations demeurent les mêmes, malgré tout changement postérieur relatif au nombre de personnes salariées de son entreprise.

La taille de l'entreprise est la moyenne du nombre de personnes salariées inscrites dans le registre de l'employeur durant la période de référence qui lui est applicable.

La période de référence pour déterminer la taille varie selon la situation de l'entreprise.
DÉBUT DES ACTIVITÉS PÉRIODE DE RÉFÉRENCE
En activité au 21 novembre 1996
Du 21 novembre 1996 au 20 novembre 1997
Début des activités entre le 21 novembre 1996 et le 12 mars 2004
12 mois suivant l'embauche de la première personne salariée (sauf si cette date est postérieure au 12 mars 2008)
Début des activités entre le 13 mars 2004 et le 12 mars 2008 et dont la première personne salariée est entrée au service de l'employeur au plus tard le 12 mars 2008
12 mois suivant l'embauche de la première personne salariée
Début des activités après le 12 mars 2008 OU date à laquelle la première personne salariée est entrée au service de l'employeur après le 12 mars 2008
1er janvier au 31 décembre d'une même année civile (année civile 2008 et suivantes, si applicable)

 

Pour les entreprises qui comptent moins de 10 personnes salariées au cours de leur période de référence, les employeurs doivent vérifier annuellement la taille de l'entreprise en calculant la moyenne du nombre de personnes salariées au cours de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre, et ce, à compter de l'année civile 2008. Les entreprises deviennent assujetties à la Loi le 1er janvier de l'année suivant l'année civile où elles atteignent une moyenne de 10 personnes salariées ou plus.

Par exemple, une entreprise a commencé ses activités le 12 mars 2000 et la première personne salariée est entrée au service de l'employeur le 25 mars 2000. La période de référence de cette entreprise est du 25 mars 2000 au 24 mars 2001. Dans le cas où la moyenne du nombre de personnes salariées durant cette période était inférieure à 10, l'employeur doit recalculer cette moyenne à partir de l'année civile 2008, c'est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre 2008.

Attention : La période de référence ne sert qu'à déterminer la taille et les obligations de l'entreprise. Elle ne correspond pas au moment où doivent être prises les données à utiliser pour réaliser l'exercice d'équité salariale. Pour connaître les données à utiliser pour réaliser l'exercice d'équité salariale, voyez le tableau Quand une entreprise est-elle assujettie à la Loi.

Rappelons que lorsque la taille de l'entreprise est déterminée, les obligations sont fixées. Les fluctuations qui pourraient survenir par la suite n'ont aucune incidence. Le calcul de la taille de l'entreprise n'est donc effectué qu'une seule fois, à moins que la moyenne obtenue soit inférieure à 10 personnes salariées.

Exemples de fluctuation du nombre de personnes salariées

  1. Une entreprise a commencé ses activités en 1995. Elle était donc en activité le 21 novembre 1996. Au cours de la période de référence qui lui est applicable, soit du 21 novembre 1996 au 20 novembre 1997, l'entreprise comptait en moyenne 15 personnes salariées. Après sa période de référence, l'entreprise a connu une forte croissance et compte en moyenne, au moment où l'employeur doit réaliser son exercice d'équité salariale, 105 personnes salariées. Malgré l'augmentation du nombre de personnes salariées, les obligations de l'employeur demeurent les mêmes que celles déterminées pour la période de référence, soit les obligations d'une entreprise de 10 à 49 personnes salariées.
  2. Une entreprise a commencé ses activités en 2002. Elle était donc en activité entre le 22 novembre 1996 et le 12 mars 2004. Au cours de la période de référence qui lui est applicable, soit les 12 mois suivant l'embauche de la première personne salariée, l'entreprise comptait en moyenne 120 personnes salariées. Au moment où l'employeur doit réaliser son exercice d'équité salariale, l'entreprise compte en moyenne 8 personnes salariées. Malgré la diminution du nombre de personnes salariées de l'entreprise et bien que l'entreprise compte moins de 10 personnes salariées, les obligations de l'employeur demeurent les mêmes que celles déterminées pour la période de référence, soit les obligations d'une entreprise de 100 personnes salariées ou plus.

 

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