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2. Déterminer la taille de l'entreprise pour connaître les obligations de l'employeur

La Loi sur l'équité salariale s'applique à tout employeur dont l'entreprise compte 10 personnes salariées ou plus.

Les obligations des employeurs pour réaliser un exercice d'équité salariale varient en fonction de la taille de leur entreprise selon la classification suivante : 10 à 49 personnes salariées, 50 à 99 personnes salariées et 100 personnes salariées ou plus.

Les notions liées au calcul de la taille de l'entreprise seront successivement expliquées, soit :

  • la notion d'entreprise;
  • la notion de personne salariée à retenir pour calculer la taille de l'entreprise;
  • la période de référence au cours de laquelle le calcul doit se faire;
  • le mode de calcul.

2.1 Notion d'entreprise

Généralement, l'ensemble des activités, composantes ou moyens qui s'agencent et se complètent pour former une organisation autonome et fonctionnelle est considéré comme une entreprise.

Un même employeur, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une corporation, peut être à la tête de plusieurs entreprises. Chaque entreprise se distingue alors par la finalité qui lui est propre et par l'indépendance et l'autonomie qu'elle présente, notamment sur les plans administratif, juridique et corporatif.

Il convient enfin de souligner que bien qu'une entreprise soit souvent associée à des activités de nature commerciale, elle englobe aussi les activités de toute nature, qu'elles soient ou non orientées vers la recherche d'un profit, comme les entreprises d'économie sociale et les organismes du secteur communautaire.

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2.2 Notion de personne salariée

Une personne salariée est toute personne physique qui effectue un travail sous la direction ou le contrôle d'un employeur, moyennant une rémunération, notamment : les personnes salariées à temps plein, à temps partiel, occasionnelles, régulières, saisonnières ou temporaires, et les personnes salariées absentes pour diverses raisons (maladie, maternité, accident du travail).

Certaines personnes ne sont pas considérées comme des personnes salariées au sens de la Loi. Elles sont donc exclues de son application, et, de ce fait, elles n'ont pas à être calculées dans le nombre de personnes salariées de l'entreprise.

Il s'agit :

  • de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille au cours de l'année scolaire dans un établissement choisi par une institution d'enseignement, en vertu d'un programme reconnu par le ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport, qui intègre l'expérience pratique à la formation théorique, ou de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille dans une discipline liée à son domaine académique dans l'institution d'enseignement où il poursuit ses études;
  • de l'étudiant ou de l'étudiante qui travaille durant ses vacances;
  • de la personne en stage dans le cadre d'une formation professionnelle reconnue par une loi québécoise;
  • de la personne qui bénéficie de certaines mesures d'intégration en emploi, bénéficiaire d'aide sociale et personne handicapée, lorsque les données utilisées pour l'exercice d'équité salariale sont antérieures au 17 décembre 2004;
  • d'une personne qui réalise une activité dans le cadre d'une mesure ou d'un programme d'aide à l'emploi établi en application du titre I de la Loi sur l'aide aux personnes et aux familles (chapitre A-13.1.1) et à l'égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum prévues à la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ne s'appliquent pas;
  • d'une ou d'un cadre supérieur;
  • du policier/policière ou du pompier/pompière;
  • de certains travailleurs ou travailleuses autonomes.

Comprendre la notion d'étudiante ou d'étudiant

Est une étudiante ou un étudiant toute personne qui fréquente ou est admise à fréquenter un établissement d’enseignement secondaire ou postsecondaire.


Au sens de la Loi sur l’équité salariale, n’est pas considéré comme une personne salariée l’étudiante ou l’étudiant :

  • qui travaille au cours de l’année scolaire dans un établissement choisi par une institution d’enseignement, en vertu d’un programme reconnu par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, qui intègre l’expérience pratique à la formation théorique, ou qui travaille dans une discipline liée à son domaine académique dans l’institution d’enseignement où elle ou il poursuit ses études;
  • qui travaille durant ses vacances.

L’interprétation à donner à l’expression « étudiante ou étudiant qui travaille durant ses vacances » doit se limiter à « la personne qui fréquente ou est admise à fréquenter un établissement d’enseignement secondaire ou postsecondaire et qui travaille durant ses vacances estivales ». Autrement dit, une étudiante ou un étudiant est considéré comme une personne salariée si elle ou il travaille par exemple, pendant le congé des fêtes, de Pâques ou encore les semaines de relâche. Il serait en effet incompatible avec l’esprit de la Loi d’exclure toutes les périodes de repos prises par les personnes qui sont étudiantes sans pouvoir le justifier expressément.

Conséquemment, lorsqu’un employeur calcule la taille de son entreprise (moyenne du nombre de personnes salariées pendant la période de référence de 12 mois), il n’a pas à tenir compte d’une étudiante ou d’un étudiant qui travaille pendant ses vacances estivales puisqu’elle ou il n’est pas une personne salariée au sens de la Loi pendant cette période. Par contre, cette personne devra être intégrée dans le calcul de la taille de l’entreprise pour toutes les autres périodes durant lesquelles elle travaille, puisque pendant celles-ci, elle est considérée comme une personne salariée au sens de la Loi.

De plus, un employeur devrait s’assurer de la poursuite d’un programme scolaire avant d’exclure une personne de l’application de la Loi. Cette précaution permettrait de distinguer l’étudiante ou l’étudiant de la personne qui a mis fin temporairement ou de manière permanente à ses études ou qui a tout simplement terminé celles-ci et qui, n’étant pas en vacances, se qualifie désormais comme une personne salariée au sens de la Loi.

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Comprendre la notion de cadre supérieur

Il n'existe pas de définition universelle de cadre supérieur qui permettrait d'englober de façon satisfaisante la multiplicité des réalités que cette fonction recouvre, particulièrement au sein des petites et moyennes entreprises.

Cependant, trois grandes caractéristiques retenues par les tribunaux et les auteurs permettent d'identifier la ou les personnes cadres supérieures dans une entreprise. Ces caractéristiques sont :

  • un statut hiérarchique élevé;
  • une autonomie et un pouvoir décisionnel important;
  • une participation véritable à l'élaboration des orientations et des politiques de l'entreprise.

Généralement, les personnes occupant la fonction de cadre supérieur font partie du groupe restreint de gestionnaires qui, de par leurs responsabilités, participent véritablement ou président aux destinées de l'entreprise, jouent un rôle déterminant dans la vie de celle-ci.

Ces personnes jouissent d'une grande autonomie et d'un large pouvoir discrétionnaire qui s'exercent au plus haut niveau ou à l'égard des décisions qui concernent la planification stratégique, les orientations et les politiques de l'entreprise. Elles ont la capacité d'engager significativement l'entreprise vis-à-vis les tiers et elles exercent une autorité sur d'autres cadres ou gestionnaires.

Au sein de la petite entreprise, le ou la propriétaire qui travaille dans cette entreprise est considéré comme cadre supérieur au sens de la Loi, et ce, même si cette personne accomplit quotidiennement une foule de tâches en plus de ses attributions comme cadre supérieur.

Chaque cas est donc particulier et doit être apprécié selon plusieurs aspects, par exemple la structure de l'entreprise, son mode de fonctionnement, sa taille et l'analyse des fonctions et des pouvoirs véritables de la personne sur laquelle on s'interroge.

Il ne faut surtout pas se fier aux apparences, qui sont parfois trompeuses, ni au seul titre, qui peut induire en erreur. Il est important de ne pas confondre la gestion des opérations courantes qui incombe, par exemple, aux cadres intermédiaires, avec l'élaboration des orientations et des politiques qui encadrent ces opérations et qui sont généralement établies par la ou le cadre supérieur.

Le fait pour une personne de participer à certaines décisions de nature administrative ou à des réunions de gestion, la possibilité d'émettre ses opinions sur divers sujets ne font pas de cette personne une ou un cadre supérieur. être actionnaire d'une entreprise ne confère pas non plus automatiquement ce statut.

La discrimination systémique, étant imbriquée dans les systèmes et les pratiques de rémunération, elle peut ainsi se retrouver à tous les paliers de l'organisation et avoir des effets sur toutes les catégories d'emplois, incluant les catégories d'emplois cadres. Pour s'assurer de corriger cette discrimination, il est essentiel que l'application de la Loi sur l'équité salariale vise le plus grand nombre de personnes possibles en excluant uniquement les personnes qui président véritablement aux destinées de l'organisation.

 

 

Comprendre la notion de travailleur autonome

Pour qu'une personne soit considérée comme exerçant un travail autonome, elle doit répondre aux trois conditions suivantes :

  • elle doit être une personne physique;
  • elle doit faire affaire pour son propre compte, seule ou en société;
  • elle ne doit pas avoir de personne salariée à son emploi.

Malgré cette règle, une personne exerçant un travail autonome est présumée être une personne salariée si, dans le cours de ses affaires, elle exerce des activités similaires ou connexes à celles de l'entreprise à qui elle fournit des services. Cette présomption rend la Loi applicable à cette personne qui effectue un travail autonome, sauf :

1. si elle exerce de telles activités :

  • simultanément pour plusieurs personnes;
  • dans le cadre d'un échange de services, rémunérés ou non, avec un autre travailleur autonome exerçant des activités semblables;
  • pour plusieurs personnes à tour de rôle, qu'elle fournit l'équipement requis et que les travaux pour chaque personne sont de courte durée;

ou

2. s'il s'agit d'activités qui ne sont que sporadiquement requises par la personne qui retient ses services.

Une personne peut avoir un statut différent selon l'objet de la législation à appliquer. Dans le contexte de la Loi sur l'équité salariale, il faut donc éviter de se référer trop facilement à des applications de cette notion faites aux fins fiscales.

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Personnes salariées travaillant à l'extérieur du Québec

Les personnes salariées qui fournissent une prestation de travail de façon générale et continue à l'extérieur du Québec ne devraient pas être comptabilisées aux fins d'établir la taille de l'entreprise.

Entreprise établie au Québec et comptant un ou des établissements à l'extérieur du Québec

L'employeur dont l'entreprise est établie au Québec et qui possède un ou des établissements à l'extérieur du Québec ne doit pas comptabiliser les personnes salariées de ces établissements lorsqu'il détermine le nombre de personnes salariées de son entreprise.

Les personnes salariées d'une entreprise implantée au Québec qui travaillent dans des établissements de celle-ci situés à l'extérieur du Québec sont visées par le droit local applicable et non par les lois québécoises.

Toutefois, les travailleuses et les travailleurs suivants doivent être inclus dans le calcul du nombre de personnes salariées de l'entreprise même si elles travaillent à l'extérieur du Québec :

  • une personne salariée qui accomplit habituellement son travail au Québec et qui est affectée temporairement à l'extérieur du Québec.
  • une personne salariée appelée à travailler habituellement à l'extérieur du Québec. Exemple : une ou un spécialiste en développement international appelé à travailler dans différents pays et dont l'employeur, qui est une firme de consultants, a sa place d'affaires au Québec.

Entreprise saisonnière et entreprise qui débute ses activités au cours d'une année

Un employeur doit calculer le nombre de ses personnes salariées sur la base des 12 mois de la période de référence, même si l'entreprise n'est pas en activité toute l'année. Cela signifie que l'employeur doit compiler toutes les périodes où il aurait pu y avoir une paie dans l'année de référence, et ce, même si l'entreprise n'était pas en activité ou qu'il n'y avait pas de personnes salariées inscrites au registre de l'employeur pour certaines périodes.

Grève et lock-out durant la période de référence

L'employeur doit considérer, aux fins du calcul du nombre de personnes salariées de son entreprise, les périodes de grève ou de lock-out comme des périodes où les personnes salariées étaient présentes au travail.

Absence du registre

Dans les cas où le registre couvrant la période de référence n'aurait pas été conservé par l'employeur, ce dernier pourrait, par exemple, vérifier la possibilité d'obtenir des données auprès de Revenu Québec, de sa compagnie d'assurances, de la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST), du Registraire des entreprises (REQ), etc.

Par ailleurs, si un employeur en défaut d'avoir complété l'exercice d'équité salariale au 12 mars 2009 ne peut déterminer le nombre de personnes salariées durant la période de référence qui lui est applicable parce qu'il ne possède plus le registre de cette période, il doit alors utiliser les renseignements postérieurs les plus anciens qu'il possède pour en déterminer le nombre et ainsi calculer la taille de son entreprise aux fins de l'application de la Loi.

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2.3 Période de référence pour le calcul du nombre de personnes salariées

Puisque les obligations demeurent les mêmes, que le nombre de personnes salariées augmente ou diminue par la suite, il est important d'avoir un portrait fidèle du nombre de personnes salariées, au sens de la Loi, dans l'entreprise pour la période de référence applicable en vertu de la Loi.

Le nombre de personnes salariées de l'entreprise est la moyenne du nombre de personnes inscrites sur le registre de l'employeur durant la période de référence qui lui est applicable.

La période de référence pour calculer la taille varie selon la situation de l'entreprise.

  • Pour les entreprises qui étaient en activité au 21 novembre 1996, la période de référence est du 21 novembre 1996 au 20 novembre 1997;
  • Pour les entreprises dont les activités ont débuté entre le 21 novembre 1996 et le 12 mars 2004, la période de référence est la période de 12 mois commençant à la date où la première personne salariée est entrée au service de l'employeur, sauf si cette date est postérieure au 12 mars 2008;
  • Pour les entreprises dont les activités ont débuté entre le 13 mars 2004 et le 12 mars 2008 et dont la première personne salariée est entrée au service de l'employeur au plus tard le 12 mars 2008, la période de référence est la période de 12 mois commençant à la date où la première personne salariée est entrée au service de l'employeur;
  • Pour les entreprises dont les activités ont débuté après le 12 mars 2008 OU pour celles dont la première personne salariée est entrée au service de l'employeur après le 12 mars 2008, la période de référence est du 1er janvier au 31 décembre d'une même année civile.

Pour les entreprises qui comptent moins de 10 personnes salariées au cours de leur période de référence, les employeurs doivent vérifier annuellement la taille de l'entreprise en calculant la moyenne du nombre de personnes salariées au cours de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre, et ce, à compter de l'année civile 2008. Les entreprises deviennent assujetties le 1er janvier de l'année suivant l'année civile où elles atteignent une moyenne de 10 personnes salariées ou plus.

Voir le tableau Quand une entreprise est-elle assujettie à la Loi?

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2.4 Mode de calcul

Pour déterminer le nombre de personnes salariées, l'employeur doit :

  • additionner, pour chaque période de paie, le nombre de personnes salariées inscrites sur son registre au cours des 12 mois de la période de référence;
  • diviser la somme obtenue par le nombre de périodes de paie que compte la période de référence de 12 mois.

Si, dans une même entreprise, des groupes de personnes salariées sont rémunérés à des périodes de paie différentes, les opérations décrites précédemment doivent être effectuées pour chacun des groupes et on additionne ensuite les résultats.

Toutes les personnes salariées inscrites sur le registre de l'employeur pour une période donnée doivent être comptées, et ce, quel que soit leur statut d'emploi (exemple : personne salariée à temps partiel).

La personne salariée absente, indépendamment du motif de l'absence (maladie, maternité, formation, accident du travail, etc.), doit être calculée durant toutes les périodes de paie qui sont prises en considération pour le calcul de la taille de l'entreprise si elle demeure inscrite au registre de l'employeur pour la durée de la ou des périodes de paie que couvre son absence.

 

 

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