4. Composer un comité d'équité salariale

Le comité d’équité salariale a pour but de favoriser la participation des personnes salariées au processus de réalisation de l’équité salariale.

La composition du comité d’équité salariale conformément à la Loi est primordiale, étant donné que les recours qui pourraient être exercés par les personnes salariées de l’entreprise sont différents si le comité n’est pas légalement constitué.

4.1 Rôles et responsabilités du comité

Le comité établit le programme d’équité salariale. Dès qu’il est constitué, il joue un rôle décisionnel. Il a comme principale responsabilité de réaliser les 3 premières étapes du programme d’équité salariale, à savoir :

• l’identification des catégories d’emplois à prédominance féminine et des catégories d’emplois à prédominance masculine au sein de l’entreprise;
• la description de la méthode et des outils d’évaluation de ces catégories d’emplois et l’élaboration d’une démarche d’évaluation;
• l’évaluation de ces catégories d’emplois, leur comparaison, l’estimation des écarts salariaux et le calcul des ajustements salariaux.

Son rôle est consultatif pour la quatrième étape, à savoir :

• la détermination des modalités de versement des ajustements salariaux.

De plus, le comité est responsable des affichages des résultats du programme d'équité salariale.

4.2 Composition du comité

Le comité est formé d’au moins 3 membres :

• au moins les 2/3 des membres doivent représenter les personnes salariées et au moins 50 % de ces membres doivent être des femmes;
• les autres membres du comité représentent l’employeur et sont désignés par celui-ci.

L’employeur doit permettre aux personnes salariées qui ne sont pas représentées par une association accréditée de tenir une réunion pour désigner leurs représentants et leurs représentantes. La Commission peut autoriser d’autres modalités pour permettre aux personnes salariées de désigner leurs représentants, par exemple la tenue d’une conférence téléphonique, l’utilisation du courriel, etc. L’employeur doit aussi désigner les personnes qui vont le représenter.

Les représentantes et les représentants des personnes salariées et de l'employeur peuvent être des personnes externes à l'entreprise. Rappelons toutefois que la moitié des représentantes et des représentants des personnes salariées doivent être des femmes et que la désignation de ces personnes doit être effectuée de manière à favoriser une représentation des principales catégories d’emplois féminines et masculines de l’entreprise.

Lorsque des difficultés sérieuses sont rencontrées dans la formation du comité ou qu’une association accréditée ou les personnes salariées n’y participent pas ou n’y participent plus, la Commission peut, sur demande d’une partie intéressée, autoriser une composition du comité différente de celle prévue par la Loi.

Par ailleurs, à défaut par une association accréditée ou les personnes salariées d’y désigner leurs représentants, l’employeur établit seul le programme d’équité salariale après avoir transmis un avis à cet effet à la Commission et l’avoir affiché dans des endroits visibles et facilement accessibles aux personnes salariées.

4.3 Désignation des membres représentant les personnes salariées au sein du comité

4.3.1 Programme visant des personnes salariées représentées par une seule association accréditée

Si toutes les personnes salariées visées par le programme d’équité salariale à être réalisé sont représentées par une seule association accréditée, l’association et l’employeur peuvent convenir de modalités de participation différentes de celles prévues par la Loi (exemple : composition du comité, vote, formation, etc.). Cependant, au moins 50 % des membres représentant les personnes salariées doivent être des femmes.

4.3.2 Programme visant uniquement des personnes salariées non représentées par une association accréditée

Si toutes les personnes salariées visées par le programme à être réalisé ne sont pas représentées par une association accréditée, ces personnes désignent les personnes les représentant au sein du comité.

4.3.3 Programme visant des personnes salariées représentées par plus d’une association accréditée et des personnes non représentées par une telle association

Si les personnes salariées visées par le programme à être réalisé sont représentées par plus d’une association accréditée ou si certaines d’entre elles ne sont pas représentées par une telle association :

• chaque association accréditée désigne un membre;
• les personnes salariées non représentées par une association accréditée désignent un membre;
• le groupe majoritaire désigne une majorité de membres au sein du comité.

Lorsque ce groupe représente une majorité absolue (+ de 50 %) de personnes salariées visées par le programme, il désigne une majorité absolue de membres au sein du comité. Si ce groupe représente une majorité relative, il désigne une majorité relative (- de 50 %) de membres.

Une association accréditée ou une personne salariée non syndiquée peut demander à la Commission de vérifier si le nombre de personnes salariées qui la représente est conforme à la Loi.

En principe, le nombre de membres représentant les personnes salariées au sein du comité ne peut excéder douze.

Un employeur peut accorder à une association accréditée ou à des personnes salariées non représentées le droit de désigner plus d’un membre au sein du comité. L’employeur doit cependant respecter le droit du groupe majoritaire de désigner une majorité de membres représentant les personnes salariées, tout en tenant compte de la proportion du nombre de personnes salariées représentées par cette association accréditée et du nombre de celles qui ne sont pas représentées par une telle association.

Dans le cas où une association accréditée ou une personne salariée non syndiquée est en désaccord avec la décision de l’employeur concernant le nombre de membres représentant les personnes salariées au sein du comité, une demande peut être adressée à la Commission de l'équité salariale afin qu’elle en détermine le nombre.

4.4 Obligations de l’employeur à l’égard du comité

4.4.1 Formation des membres du comité d’équité salariale

L'employeur doit fournir, aux membres du comité, la formation requise pour remplir adéquatement leur rôle.

4.4.2 Rémunération des membres du comité d’équité salariale et dépenses encourues

Une personne salariée membre d’un comité est réputée être au travail. Que les travaux du comité aient lieu durant les heures de travail ou en dehors de celles-ci, cette personne salariée doit être rémunérée au même taux qu’elle gagnerait pour ses heures normales de travail. Une personne membre du comité peut, sans perte de salaire, s’absenter de son travail pour participer aux travaux et réunions du comité et recevoir la formation requise.

De plus, lorsque le contrat de travail ou la convention collective le prévoit, l’employeur est tenu de rembourser les dépenses encourues par les membres du comité d’équité salariale qui doivent se déplacer pour toute activité liée à l’établissement du programme d’équité salariale.

4.4.3 Divulgation des renseignements requis pour réaliser un exercice d’équité salariale

L’employeur doit divulguer aux membres du comité l’information nécessaire à l’établissement d’un programme, par exemple l’information relative à la rémunération.

En corollaire, les membres du comité sont tenus d’assurer la confidentialité de l’information et des renseignements reçus.

4.5 Fonctionnement du comité

4.5.1 Détermination des règles de fonctionnement du comité d’équité salariale

Le comité d’équité salariale établit ses règles de fonctionnement. Le fait d’établir des règles précises de fonctionnement dès le début des travaux du comité contribue à éviter des mésententes par la suite. Ces règles peuvent notamment concerner la tenue des réunions, les frais de déplacement des membres et l’absence ou le remplacement d’un membre.

4.5.2 Règles concernant le vote au sein du comité d’équité salariale

Lors de la réalisation du programme d’équité salariale, seuls les membres composant le comité participent aux travaux, et les membres représentant les personnes salariées et ceux représentant l’employeur ont droit respectivement à un seul vote au sein du comité.

Si, sur un sujet donné, il n’y a pas de décision majoritaire au sein des membres représentant les personnes salariées, la Loi prévoit que l’employeur décide seul de cette question.

4.6 Mésentente au sein du comité

Si les membres d’un comité d'équité salariale ne peuvent s'entendre sur l'application de la Loi, l'une des parties ou les deux ensemble peuvent soumettre cette mésentente à la Commission de l'équité salariale. Il s'agit alors d'un différend qui doit être soumis par écrit et lorsqu’il est déposé par les personnes représentant les personnes salariées, il doit l’être par la majorité de celles-ci.

Guide détaillé - Chapitre 4 Composer un comité d'équité salariale